1 – Inexistência de Assembleia Geral
Nos termos do n.º 4 do artigo 34.º do Decreto-Lei n.º 275/93, de 5 de Agosto, legislação que regula o Direito Real de Habitação Periódica, a Assembleia Geral de Titulares para Prestação de Contas de 2006 e Apresentação do Programa de Administração para 2007, deveria ter ocorrido no 1.º trimestre de 2007.
Tal não aconteceu, nem existe conhecimento de que venha a ocorrer ainda no presente ano, o que legalmente constitui incumprimento da obrigação de administrar.
2 – Certificação Legal de Contas
A Administração do empreendimento tem a obrigação legal de organizar anualmente as contas respeitantes à utilização das prestações periódicas pagas pelos titulares dos direitos e das dotações do fundo de reserva, elaborar um relatório de gestão e submeter ambos à apreciação do Revisor Oficial de Contas, obrigação esta que não foi cumprida, desconhecendo-se mesmo qual o trabalho efectuado neste âmbito pelo Revisor Oficial de contas nomeado em Assembleia Geral, Dr. Henrique Manuel Camões Serra.
3 – Análise da razoabilidade da matriz de imputação de custos
Em reunião efectuada no dia 06 de Outubro de 2006, a Direcção da Associação propôs à Administração do Empreendimento que fosse efectuada uma auditoria às contas de 2005 e 2006, proposta esta que nunca foi aceite.
Por iniciativa da Administração, em meados de Maio de 2007, foi-me pessoalmente entregue uma cópia do trabalho de auditoria efectuado pela Pricewaterhousecoopers, relativo a uma Análise da razoabilidade da matriz de imputação de custos do exercício de 2006.
Este trabalho assenta numa matriz de imputação de custos elaborada pela Administração do empreendimento, a partir da qual se desenvolveu todo o trabalho de auditoria.
Trata-se de um longo documento com 54 páginas, o qual foi analisado pela Direcção da Associação e aparentemente considerado credível.
Tendo surgido algumas dúvidas acerca deste trabalho, foi solicitado no início do passado mês de Agosto ao Dr. João Diogo Pinto, auditor encarregado da execução deste trabalho, que promovesse uma reunião para que as nossas duvidas pudessem ser esclarecidas.
Esta reunião veio a concretizar-se no dia 3 de Outubro, com a presença de elementos da Direcção da Associação, da Administração do Empreendimento e dos auditores intervenientes no trabalho.
4 – Esclarecimentos obtidos
Foram analisados os documentos de custos com valores mais significativos, contabilizados nas contas Subcontratos, Comunicação, Honorários, Publicidade e propaganda, Outros fornecimentos e serviços, Impostos indirectos e Despesas com o pessoal.
As despesas mais significativas e que se contestam, são as seguintes:
a) Reparações e manutenções
1 - Empreitada de concepção e substituição de canalizações de distribuição de águas quente e fria para os apartamentos, zonas públicas e zonas de serviço, excepto cozinha e bar da piscina;
2 - Execução de nova rampa de acesso ao elevador da piscina;
3 - Recuperação de estrutura na garagem;
4 - Reparação de floreiras.
b) Manutenção da Piscina
1 - Empreitada de fornecimento e montagem de equipamento de tratamento de água da piscina exterior.
c) Manutenção de Telefones
1 - Servidor de voz marca SOPHO.
d) Equipamento eléctrico e canalização
e) Mobiliário e similares
f) Materiais de construção
g) Rouparia, utensílios e decoração
h) Impostos indirectos
1 - IMI pago em 2007.
i) Custos com o Pessoal
1 - Remunerações dos Administradores
2 - Indemnização a funcionária.
5 – Conclusões
De acordo com os Títulos de Registo do Direito de Habitação Periódica, constituem encargos dos titulares "as despesas com contribuições, impostos e taxas, conservação, reparação e limpeza do imóvel e equipamento dos apartamentos, despesas com pessoal de limpeza, administrativo e técnico, seguros, bem como a parte proporcional dos custos do complexo”.
Verifica-se no entanto que grande parte das despesas efectuadas em 2006 que foram imputadas ao D.R.H.P. e agora analisadas, estão previstas no programa de investimentos apresentado pela Administração para 2006 a 2010, onde se encontra orçamentada uma dotação anual no valor de 611.978,00€ para investimentos.
De acordo com o regime de D.R.H.P., os investimentos não são da responsabilidade dos titulares, o que significa dizer que nos foram indevidamente imputados os custos com investimentos efectuados em 2006.
Por outro lado, foram indevidamente imputados custos ao D.R.H.P., designadamente IMI pago em 2007, as remunerações dos Administradores e uma indemnização a funcionária.
A contabilização como custos imputados ao D.R.H.P. em 2006 dos valores supra referidos, implica um aumento de 40% face aos valores pagos pelos titulares, o que ilegalmente sustenta as taxas exigidas pela Administração.
Por ultimo saliente-se que se retirarmos os custos indevidamente imputados ao D.R.H.P. em 2006, os valores das taxas devidas pelos titulares, são inferiores em 4,55% aos que foram aprovados na Assembleia Geral efectuada em 29 de Julho de 2006, concluindo-se assim que o valor as taxas efectivamente pagas são superiores ao devido.
Sobre este assunto, vão ser pedidos esclarecimentos adicionais à Administração da Pricewaterhousecoopers.
Nos termos do n.º 4 do artigo 34.º do Decreto-Lei n.º 275/93, de 5 de Agosto, legislação que regula o Direito Real de Habitação Periódica, a Assembleia Geral de Titulares para Prestação de Contas de 2006 e Apresentação do Programa de Administração para 2007, deveria ter ocorrido no 1.º trimestre de 2007.
Tal não aconteceu, nem existe conhecimento de que venha a ocorrer ainda no presente ano, o que legalmente constitui incumprimento da obrigação de administrar.
2 – Certificação Legal de Contas
A Administração do empreendimento tem a obrigação legal de organizar anualmente as contas respeitantes à utilização das prestações periódicas pagas pelos titulares dos direitos e das dotações do fundo de reserva, elaborar um relatório de gestão e submeter ambos à apreciação do Revisor Oficial de Contas, obrigação esta que não foi cumprida, desconhecendo-se mesmo qual o trabalho efectuado neste âmbito pelo Revisor Oficial de contas nomeado em Assembleia Geral, Dr. Henrique Manuel Camões Serra.
3 – Análise da razoabilidade da matriz de imputação de custos
Em reunião efectuada no dia 06 de Outubro de 2006, a Direcção da Associação propôs à Administração do Empreendimento que fosse efectuada uma auditoria às contas de 2005 e 2006, proposta esta que nunca foi aceite.
Por iniciativa da Administração, em meados de Maio de 2007, foi-me pessoalmente entregue uma cópia do trabalho de auditoria efectuado pela Pricewaterhousecoopers, relativo a uma Análise da razoabilidade da matriz de imputação de custos do exercício de 2006.
Este trabalho assenta numa matriz de imputação de custos elaborada pela Administração do empreendimento, a partir da qual se desenvolveu todo o trabalho de auditoria.
Trata-se de um longo documento com 54 páginas, o qual foi analisado pela Direcção da Associação e aparentemente considerado credível.
Tendo surgido algumas dúvidas acerca deste trabalho, foi solicitado no início do passado mês de Agosto ao Dr. João Diogo Pinto, auditor encarregado da execução deste trabalho, que promovesse uma reunião para que as nossas duvidas pudessem ser esclarecidas.
Esta reunião veio a concretizar-se no dia 3 de Outubro, com a presença de elementos da Direcção da Associação, da Administração do Empreendimento e dos auditores intervenientes no trabalho.
4 – Esclarecimentos obtidos
Foram analisados os documentos de custos com valores mais significativos, contabilizados nas contas Subcontratos, Comunicação, Honorários, Publicidade e propaganda, Outros fornecimentos e serviços, Impostos indirectos e Despesas com o pessoal.
As despesas mais significativas e que se contestam, são as seguintes:
a) Reparações e manutenções
1 - Empreitada de concepção e substituição de canalizações de distribuição de águas quente e fria para os apartamentos, zonas públicas e zonas de serviço, excepto cozinha e bar da piscina;
2 - Execução de nova rampa de acesso ao elevador da piscina;
3 - Recuperação de estrutura na garagem;
4 - Reparação de floreiras.
b) Manutenção da Piscina
1 - Empreitada de fornecimento e montagem de equipamento de tratamento de água da piscina exterior.
c) Manutenção de Telefones
1 - Servidor de voz marca SOPHO.
d) Equipamento eléctrico e canalização
e) Mobiliário e similares
f) Materiais de construção
g) Rouparia, utensílios e decoração
h) Impostos indirectos
1 - IMI pago em 2007.
i) Custos com o Pessoal
1 - Remunerações dos Administradores
2 - Indemnização a funcionária.
5 – Conclusões
De acordo com os Títulos de Registo do Direito de Habitação Periódica, constituem encargos dos titulares "as despesas com contribuições, impostos e taxas, conservação, reparação e limpeza do imóvel e equipamento dos apartamentos, despesas com pessoal de limpeza, administrativo e técnico, seguros, bem como a parte proporcional dos custos do complexo”.
Verifica-se no entanto que grande parte das despesas efectuadas em 2006 que foram imputadas ao D.R.H.P. e agora analisadas, estão previstas no programa de investimentos apresentado pela Administração para 2006 a 2010, onde se encontra orçamentada uma dotação anual no valor de 611.978,00€ para investimentos.
De acordo com o regime de D.R.H.P., os investimentos não são da responsabilidade dos titulares, o que significa dizer que nos foram indevidamente imputados os custos com investimentos efectuados em 2006.
Por outro lado, foram indevidamente imputados custos ao D.R.H.P., designadamente IMI pago em 2007, as remunerações dos Administradores e uma indemnização a funcionária.
A contabilização como custos imputados ao D.R.H.P. em 2006 dos valores supra referidos, implica um aumento de 40% face aos valores pagos pelos titulares, o que ilegalmente sustenta as taxas exigidas pela Administração.
Por ultimo saliente-se que se retirarmos os custos indevidamente imputados ao D.R.H.P. em 2006, os valores das taxas devidas pelos titulares, são inferiores em 4,55% aos que foram aprovados na Assembleia Geral efectuada em 29 de Julho de 2006, concluindo-se assim que o valor as taxas efectivamente pagas são superiores ao devido.
Sobre este assunto, vão ser pedidos esclarecimentos adicionais à Administração da Pricewaterhousecoopers.
MAINTENANCE FEES AND BALANCE SHEET FOR THE YEAR 2006:
1. Inexistence of General Assembly
Under the terms of nº 4 of Article 34 of Decree Law Nº 275/93, dated 5th August, 1993 (legislation ruling the Real Right of Periodic Habitation – Timeshare), a General Assembly for presentation of 2006 Accounts, as well as the presentation of the Administration’s Programme for 2007 should have taken place during the first Quarter of 2007.
Such did not happen and there is no knowledge that it may still be held during the present year, fact which legally constitutes non compliance with the obligation to Administrate (Manage).
2. Legal Certification of Accounts
The Resort’s Management has the legal obligation to organize, annually, the accounts being presented in order to establish the Annual Maintenance Fees to be paid, the amount due to the Sinking Fund (Legal Reserve Fund), and elaborate a General Management Report, documents which are to be presented an the Officially Chartered Accountant. Here, again, obligations have not been complied with and there is no knowledge as to what has been carried out by the Chartered Accountant who was appointed at the (attempted) General Assembly, Mr. Henrique Manuel Camões Serra.
3. Analysis of the possible acceptance of Attribution of Costs
During the course of a meeting held on 6th October, the Board of the Owners’ Association suggested to the Resort Management that and audit be carried out to the 2005 and 2006 Accounts. Such suggestion was never accepted.
In early May and by their own initiative, the Resort Management personally handed the writer a copy of the Audit which had been carried out by Price Waterhouse Coopers, in respect to the possible acceptance of the attribution of costs as effected for the year 2006.
Such report is based on the attribution of costs as done by the Resort Management, and from which the whole auditing report has been elaborated.
It is the case of a very extensive document (54 pages), which has been carefully studied by the Board of the Owners’ Association and apparently found credible.
However, having later had some doubts about such document, at the beginning of August, a meeting was requested to Dr. João Diogo Pinto, the Auditor in charge of such report, in order to discuss and have our doubts clarified.
Such meeting was held on 3rd October, with the presence of representatives from the Owners’ Association, the Resort’s Management and the Auditors who intervened in the report.
4. Obtained Clarification
The documents pertaining to more significant costs, as attributed to Subcontracts, Communications, Fees, Publicity and Advertising, Other Supplies and Services, Indirect Taxes and Expenses with Personnel, were analysed.
The following, more significant expenses/costs, were contested:
a) Maintenance and Repairs
i) Conception and replacement of all hot and cold water plumbing in respect to apartments, public and service areas, excepting the kitchen and pool bar;
ii) Execution of new access ramp to the swimming pool elevator;
iii) Repair of the underground parking structure;
iv) Repair of elevated flower beds;
b) Maintenance of Swimming Pool
i) Supply and replacement of water treating equipment for the outdoor swimming pool;
c) Switchboard Maintenace
i. SOPHO voice server
d) Electrical and Plumbing Equipment
e) Furniture and Fittings
f) Building materials
g) Linens, utensils and decoration
h) Indirect taxes
i. IMI (Council tax on buildings) for 2007
i) Costs with Personnel
i. Administrator’s salaries
ii. Severance pay to employee
5. Conclusions
In accordance with the title deeds for the Real Right of Periodic Habitation – Timeshare, “expenses with taxes and rates, conservation, repair and cleaning of the buildings and apartment equipments, expenses with Cleaning, Administrative and Technical Personnel, insurance, as well as the proportional parts of the complex/resort” are for the responsibility of the timeshare Owners.
However, it is verified that large part of the costs/expenses from 2006 and which have been attributed to Timeshare, upon analysis, have been forecast in the Investment Programme presented by the Management for the period 2006/2010, where an annual amount of €611,978.00 has been budgeted for Investments.
According to the Timeshare regime, the investments are NOT for the Owners’ responsibility, which means that we have been erroneously attributed with the Investment costs pertaining to 2006.
On the other hand, other costs have also erroneously been attributed to Timeshare Owners, such as IMI (Council tax on buildings) paid in 2007, Administration’s Salaries, and severance pay to an employee.
Debiting the above costs to Timeshare Owners in 2006, implies an increase of 40% on the amounts payable by Owners, fact which illegally supports the Maintenance Fees being demanded by the Management.
Lastly, we would like to emphasize that if we deduct the costs which have erroneously been attributed to the Timeshare Owners for 2006, the maintenance fees due to be paid by Owners, are 4,55% lower than those approved in the General Assembly held on 29th July, 2006 and thus, concluding that the maintenance fees actually paid are higher then due. (This General Assembly was summoned by the Owners’ Association and was not attended by the Representatives of the Resort’s Management).
Further clarification will be requested on this matter to the Board of Price Waterhouse Coopers.
1. Inexistence of General Assembly
Under the terms of nº 4 of Article 34 of Decree Law Nº 275/93, dated 5th August, 1993 (legislation ruling the Real Right of Periodic Habitation – Timeshare), a General Assembly for presentation of 2006 Accounts, as well as the presentation of the Administration’s Programme for 2007 should have taken place during the first Quarter of 2007.
Such did not happen and there is no knowledge that it may still be held during the present year, fact which legally constitutes non compliance with the obligation to Administrate (Manage).
2. Legal Certification of Accounts
The Resort’s Management has the legal obligation to organize, annually, the accounts being presented in order to establish the Annual Maintenance Fees to be paid, the amount due to the Sinking Fund (Legal Reserve Fund), and elaborate a General Management Report, documents which are to be presented an the Officially Chartered Accountant. Here, again, obligations have not been complied with and there is no knowledge as to what has been carried out by the Chartered Accountant who was appointed at the (attempted) General Assembly, Mr. Henrique Manuel Camões Serra.
3. Analysis of the possible acceptance of Attribution of Costs
During the course of a meeting held on 6th October, the Board of the Owners’ Association suggested to the Resort Management that and audit be carried out to the 2005 and 2006 Accounts. Such suggestion was never accepted.
In early May and by their own initiative, the Resort Management personally handed the writer a copy of the Audit which had been carried out by Price Waterhouse Coopers, in respect to the possible acceptance of the attribution of costs as effected for the year 2006.
Such report is based on the attribution of costs as done by the Resort Management, and from which the whole auditing report has been elaborated.
It is the case of a very extensive document (54 pages), which has been carefully studied by the Board of the Owners’ Association and apparently found credible.
However, having later had some doubts about such document, at the beginning of August, a meeting was requested to Dr. João Diogo Pinto, the Auditor in charge of such report, in order to discuss and have our doubts clarified.
Such meeting was held on 3rd October, with the presence of representatives from the Owners’ Association, the Resort’s Management and the Auditors who intervened in the report.
4. Obtained Clarification
The documents pertaining to more significant costs, as attributed to Subcontracts, Communications, Fees, Publicity and Advertising, Other Supplies and Services, Indirect Taxes and Expenses with Personnel, were analysed.
The following, more significant expenses/costs, were contested:
a) Maintenance and Repairs
i) Conception and replacement of all hot and cold water plumbing in respect to apartments, public and service areas, excepting the kitchen and pool bar;
ii) Execution of new access ramp to the swimming pool elevator;
iii) Repair of the underground parking structure;
iv) Repair of elevated flower beds;
b) Maintenance of Swimming Pool
i) Supply and replacement of water treating equipment for the outdoor swimming pool;
c) Switchboard Maintenace
i. SOPHO voice server
d) Electrical and Plumbing Equipment
e) Furniture and Fittings
f) Building materials
g) Linens, utensils and decoration
h) Indirect taxes
i. IMI (Council tax on buildings) for 2007
i) Costs with Personnel
i. Administrator’s salaries
ii. Severance pay to employee
5. Conclusions
In accordance with the title deeds for the Real Right of Periodic Habitation – Timeshare, “expenses with taxes and rates, conservation, repair and cleaning of the buildings and apartment equipments, expenses with Cleaning, Administrative and Technical Personnel, insurance, as well as the proportional parts of the complex/resort” are for the responsibility of the timeshare Owners.
However, it is verified that large part of the costs/expenses from 2006 and which have been attributed to Timeshare, upon analysis, have been forecast in the Investment Programme presented by the Management for the period 2006/2010, where an annual amount of €611,978.00 has been budgeted for Investments.
According to the Timeshare regime, the investments are NOT for the Owners’ responsibility, which means that we have been erroneously attributed with the Investment costs pertaining to 2006.
On the other hand, other costs have also erroneously been attributed to Timeshare Owners, such as IMI (Council tax on buildings) paid in 2007, Administration’s Salaries, and severance pay to an employee.
Debiting the above costs to Timeshare Owners in 2006, implies an increase of 40% on the amounts payable by Owners, fact which illegally supports the Maintenance Fees being demanded by the Management.
Lastly, we would like to emphasize that if we deduct the costs which have erroneously been attributed to the Timeshare Owners for 2006, the maintenance fees due to be paid by Owners, are 4,55% lower than those approved in the General Assembly held on 29th July, 2006 and thus, concluding that the maintenance fees actually paid are higher then due. (This General Assembly was summoned by the Owners’ Association and was not attended by the Representatives of the Resort’s Management).
Further clarification will be requested on this matter to the Board of Price Waterhouse Coopers.
O Presidente da Direcção
José Manuel Suspiro
